Ruf doch mal an!  

Die meisten Bewerber unterschätzen die Chancen, die der gezielte Einsatz des Telefons in ihrem Bewerbungsvorhaben birgt. Lediglich zehn Prozent greifen während der Stellensuche zum Hörer. Die schweigende Mehrheit dagegen pirscht sich nur schriftlich an die Arbeitgeber heran. Ein strategischer Fehler, meinen wir und klären, wie man das Telefon wirkungsvoll für die eigenen Bewerbungszwecke nutzt.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Durch einen Anruf kann man sich bereits im Vorfeld der Bewerbungsmappen­Auslese positiv von anderen Kandidaten abheben. Schließlich suchen die meisten Unternehmen heute kontaktfreudige und kommunikative Mitarbeiter. Ein gut vorbereitetes Telefonat ist die beste Möglichkeit, die eigene Kommunikationsfähigkeit direkt unter Beweis zu stellen.

Folgende Situationen bieten sich besonders für den Einsatz des Telefons im Bewerbungsvorhaben an:

1. Informationen sammeln

Bevor Sie mit Ihrer Bewerbung beginnen, holen Sie möglichst viele Informationen über das anvisierte Unternehmen ein. Schließlich wollen Sie sich als optimaler Problemlöser für genau dieses Unternehmen präsentieren. Beginnen Sie Ihre Recherche in der Telefonzentrale der Firma, des Krankenhauses oder der Behörde, bei der Sie sich bewerben wollen. Oft wird man Sie von dort an die Öffentlichkeitsabteilung weiter verbinden. Lassen Sie sich ein Profil, eine Pressemappe oder ähnliche Unterlagen zusenden. Bei großen Unternehmen gibt es außerdem Broschüren und Mitarbeiterzeitungen für einzelne Geschäftsbereiche.

2. Kontakt aufnehmen

Bevor Sie Ihre Bewerbungsunterlagen einsenden, sollten Sie auf jeden Fall bei dem in der Anzeige genannten Ansprechpartner anrufen. Ist keine Telefonnummer angegeben, hilft eine kurze Nachfrage bei der Auskunft. Wer nicht anruft, signalisiert: so groß ist mein Engagement für den Job nun auch wieder nicht. Nutzen Sie diese Möglichkeit, den ersten positiven Eindruck zu machen. Außerdem fällt Ihnen nach einem Telefonat der erste Satz Ihres Anschreibens leichter. Der lautet dann: „Herzlichen Dank für unser Telefonat vom 1. August….“

Ziel der ersten Kontaktaufnahme ist es, Interesse zu wecken und den Personalentscheider neugierig auf Ihre Bewerbungsunterlagen zu machen. Im besten Fall wirkt Ihr Telefongespräch wie ein gut gemachter Trailer, der Werbung für den eigentlichen Hauptfilm macht. Vielleicht schaffen Sie es, bereits während des Telefonats persönliche Sympathie bei Ihrem Gesprächspartner zu mobilisieren. Das gelingt beispielsweise durch das Feststellen von Gemeinsamkeiten (gleiche Universität, ähnliche Auslandserfahrungen). Übertreiben Sie es aber nicht. Weniger ist oft mehr.

3. Nachfassen

Wenn Sie drei Wochen nach Einsendung der Unterlagen noch nichts gehört haben, sollten Sie telefonisch aktiv werden und nachfragen, wie der Stand der Bewerberauslese ist. Dabei können ganz unerwartete Dinge passieren: Sie wären nicht der erste, bei dem es heißt: „Gut, dass Sie anrufen, können Sie morgen um 16 Uhr zum Vorstellungsgespräch kommen?“

Auch wenn Sie nach einem Vorstellungsgespräch eine Absage erhalten, dürfen Sie ruhig nach den Gründen fragen (auf keinen Fall beleidigt oder vorwurfsvoll! Schließlich wollen Sie ehrlich wissen, warum man sich nicht für Sie entschieden hat). Auf diese Weise bringen Sie sich noch einmal in Erinnerung und zeigen Einsatzbereitschaft auch in einer für Sie schwierigen Situation.  

4. Initiativ bewerben

Selbstverständlich können Sie sich auch am Telefon initiativ bewerben. Etwa so:

Personalchef: „Weber...“

Bewerber: „Guten Tag, Herr Weber, mein Name ist Wolfgang Schmidt. Ich bin Volljurist, kenne mich gut aus im Bereich der kommunalen Müllentsorgung und habe bereits zwei Praktika bei der Stadtverwaltung gemacht. Haben Sie einen Augenblick Zeit, oder passt es Ihnen besser, wenn ich Sie später noch einmal anrufe?“

Personalchef: (etwas ungeduldig) „Worum geht es denn?“

Bewerber: „Herr Weber, es geht darum, dass ich mich bei Ihnen für den Projektbereich Osteuropa bewerben möchte. Ich spreche etwas Polnisch und Russisch, und meine juristische Wahlstation habe ich bei einer Umweltschutzorganisation abgelegt....."

Wenn Sie sich initiativ bewerben, müssen Sie herausfinden, ob Ihr Gesprächspartner in diesem Augenblick Zeit hat: „Frau Klewe, da Ihr Unternehmen plant, die Ölpumpenserien auszubauen, würde ich mich gerne als Softwaretechniker bewerben. Haben Sie fünf Minuten Zeit für mich?“ Wenn es gerade nicht passt, dann eine feste Uhrzeit vereinbaren: „Gut, dann versuche ich es morgen gegen 15 Uhr noch einmal. Ich würde mich freuen, wenn Sie dann ein paar Minuten Zeit für mich haben.“

Vorsicht vor unerwarteten Eindringlingen!

Auch Personalentscheider greifen während der Bewerberauslese zum Telefon. Sie rufen ohne Vorwarnung bei Bewerbern an und wollen wissen: Wie reagiert der Kandidat auf diese unerwartete Situation? Mit wem lebt er zusammen, und welchen Eindruck macht sein privater Hintergrund? Manche Personalleiter ziehen daraus Schlüsse und entscheiden so, für wen sich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch wahrscheinlich nicht lohnt.

Ein solches Vor-Vorstellungsgespräch ist auch eine Prüfungssituation und somit geeignet, entsprechende Ängste hervorzurufen. Bleiben Sie ruhig, atmen Sie tief durch, und sprechen Sie deutlich und flüssig, nicht zu langsam und nicht zu schnell. Erzählen Sie auf Anfrage interessante Dinge, die für den Arbeitgeber wichtig sind, führen Sie Beispiele an, vermitteln Sie gute Laune und Aktivität, und fassen Sie sich trotzdem kurz! Chefs und Chefinnen habe wenig Zeit, freuen sich aber immer über ein interessantes Gespräch.

Auch abends und am Wochenende sollten Sie auf solche „Einbrecher“ vorbereitet sein. Klären Sie Ihre Familienmitglieder oder Mitbewohner auf, was im Fall eines Anrufs in Ihrer Abwesenheit zu tun ist: freundlich reagieren, den Namen von Anrufer und Firma aufschreiben, ebenso die Telefonnummer, einen Rückruf zu einer konkreten Zeit zusagen und am Schluss für den Anruf danken. Veranstalten Sie ruhig eine kleine Schulung mit allen, die möglicherweise Ihr Telefon abheben! Sprechen Sie außerdem eine freundlich, verbindliche, professionell klingende Ansage auf Ihren Anrufbeantworter.

Wie telefoniert man richtig?

Vielleicht denken Sie jetzt: telefonieren kann doch jeder..... Stimmt schon, aber Sie wollen bei der ersten Kontaktaufnahme ja nicht klingen wie jeder. Stehen Sie daher auf, wenn Sie telefonieren. Das gibt Ihrer Stimme Kraft und vermittelt einen dynamischen Eindruck. Wenn Ihr Telefon es erlaubt (und sie gerade nichts notieren müssen), können Sie während des Gesprächs auf und ab gehen. Ziehen Sie sich für ein wichtiges Telefonat an wie für ein Vorstellungsgespräch. Mit Jogging-Anzug und Puschen, zusammengesunken auf Ihrem Sofa werden Sie andere nicht überzeugen. Schauen Sie in den Spiegel – lächeln Sie. Nicht grinsen! Sie werden sehen, wie positiv es Ihre Ausstrahlung am Telefon beeinflusst. „Die Form des Mundes hat Einfluss auf den Klang der Stimme“, so der Amerikaner George Walther, Autor des Buches phone power.

Keine verräterischen Hintergrundgeräusche

Während des Telefongesprächs muss Ihre Umgebung absolut ruhig sein, woraus sich bereits ergibt, dass Sie nicht per Handy von der Straße anrufen. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Freund, Ihre Freundin nicht gerade im Hintergrund mit Geschirr klappert. Vermeiden Sie Bürolärm, der den Eindruck erweckt, Sie telefonieren auf Kosten Ihres jetzigen Arbeitgebers, ein Fauxpas, den Sie nie wieder gutmachen können. Ihre Türklingel sollten Sie notfalls abschalten. Nicht auszudenken, wie nervös Sie werden, wenn Sie endlich „den Richtigen“ ans Telefon bekommen haben, und ein paar Kinder spielen Klingelmännchen, die Nachbarin fragt nach einer Tasse Mehl oder ein Freund aus Amerika steht unangemeldet vor der Tür.

Das Telefonskript

Da es natürlich nicht nur auf die Form, sondern auch auf den Inhalt Ihres Anrufs ankommt, sollten Sie vor dem Telefonieren ein Skript mit Ihren wichtigsten Punkten verfassen. Schreiben Sie auf, was Sie sagen wollen. Ihr Gesprächspartner wird Sie sonst durch seine gehetzte Art leicht aus dem Konzept bringen. Auch wer lieber improvisiert, sollte für den Notfall ein Skript vor sich liegen haben! Notieren Sie ganz oben den Namen Ihres gewünschten Gesprächpartners, notfalls erkundigen Sie sich vorher nach der korrekten Aussprache. Sprechen Sie den Menschen am anderen Ende der Leitung regelmäßig mit Namen an: „Herr Ebermann, haben Sie einen Augenblick Zeit für mich, es dauert nicht länger als drei Minuten.“ „Frau Voss, ich habe im Internet gesehen, dass Sie ein neues Projekt im Bereich automatische Spracherkennung ins Leben gerufen haben.“ „Herr Rudolf, ich danke herzlich für diese Informationen. Ich schicke meine Unterlagen dann zu Ihren Händen.“

Konkret sein

Unabhängig davon, in welcher Phase Ihrer Bewerbung Sie anrufen, müssen Sie stets den Eindruck vermitteln, dass Sie wirklich etwas zu sagen oder zu fragen haben. Personalchefs sprechen gern über Ihre Firma, vor allem über Größe und die Zahl der Mitarbeiter. Zeigen Sie Interesse am Umfeld Ihres angestrebten Arbeitsplatzes. Außerdem können Sie durch konkrete Fragen zur Stellenausschreibung Ihr Interesse belegen. Beispiele:

„Guten Tag, Frau Hallmann, gerade habe ich Ihre Anzeige in der Süd-deutschen Zeitung gelesen. Ich interessiere mich sehr für die Stelle im Bereich Kongressmanagement. Ich habe eine Frage, bevor ich Ihnen meine Unterlagen sende: Die Stelle ist ja für Geisteswissenschaftler ausgeschrieben. Nun bin ich Physiker, habe aber bereits Anfangserfahrungen im Veranstalten wissenschaftlicher Kongresse. Zum Beispiel habe ich letztes Jahr … Kann ich Ihnen meine Bewerbung schicken?“

„Guten Tag, Frau Voss, ich interessiere mich sehr für die von Ihnen ausgeschriebene Stelle als Programmierer. Da ich Mathematik studiert habe, bin ich allerdings eher an der konzeptionellen Arbeit interessiert. Ich würde mich daher gern kurz mit dem zuständigen Projektleiter unterhalten. Können Sie mich weiter verbinden?“

„Guten Tag, Herr Gerhard, ich rufe auf Ihre Anzeige an, in der Sie einen jungen Anwalt für Ihre Kanzlei suchen. Ich habe vor vier Wochen mein zweites Staatsexamen gemacht und interessiere mich vor allem für Umweltrecht. Ich würde Ihnen heute Nachmittag gern meine Unterlagen vorbei bringen. Ginge es gegen 15 Uhr?“

Lassen Sie sich dabei nicht zu schnell abwimmeln. Sie können Ihre Unterlagen ja auch bei der Sekretärin abgeben. Auf diese Weise lernen Sie die Dame kennen, und vielleicht gelingt es Ihnen ja, diese zu Ihrer Verbündeten zu machen. Das wird Ihnen beim nächsten Anruf ganz bestimmt gute Dienste leisten! Außerdem ist Ihr Kurzbesuch ein weiteres Zeichen Ihrer Einsatzbereitschaft und Motivation. So wird man sich später bei Durchsicht der Bewerbungsmappenberge gern an Sie erinnern.

Präsenz am Telefon

Viele Leute sind unsicher, wie ihre Stimme am Telefon klingt. In solchen Fällen ist es hilfreich, Freunde oder Bekannte gezielt auf diese Frage hin anzusprechen. Vielleicht können Sie mit Ihrem besten Freund, Ihrer besten Freundin ein Probetelefonat veranstalten. Atem-, Entspannungs- und Stimmübungen tun gute Dienste und verschaffen der Stimme mehr Präsenz. Die Persönlichkeitstrainerin Sabine Asgodom rät, das Telefonskript vorher zu singen (ja, zu singen!) – nach einer bekannten oder erfundenen Melodie. Das wird Ihrem Vortrag mehr Klang und Fülle geben. Schließlich wollen Sie am Telefon nicht nur als Stimme, sondern auch als Person rüberkommen.

Übung und Glück

Natürlich sollte der Tag, an dem Sie wichtige Telefongespräche führen, Ihr lucky day sein. Gut ausgeschlafen, gut gelaunt und voller Tatendrang greifen Sie zum Telefon. Günther Greff, Telefonexperte aus dem norddeutschen Jever, rät Bewerbern: “Erfolgreich zu telefonieren ist auch eine Frage des Biorhythmus. Ein Morgenmuffel kann nicht schon vormittags mit der Stimme kraftvolle Bilder malen, Ideen vermitteln und Power rüberbringen. Außerdem sollte man sich nicht vorher über irgendjemanden furchtbar geärgert haben. So etwas überträgt sich garantiert auf das Telefonat.“

Apropos Frühaufsteher: Wenn Sie Sorge haben, mit Ihrem Anliegen nicht an der Sekretärin vorbei zu kommen, versuchen Sie es doch einmal morgens zwischen sieben und acht Uhr. Vielleicht haben Sie Glück, und der Chef ist Frühaufsteher. Als Morgenmuffel versuchen es besser nach 17 Uhr, Freitag nachmittag oder auch mal am Wochenende.

Natürlich ist auch Telefonieren in erster Linie Übungssache. Melden Sie sich ruhig zunächst bei Unternehmen, an denen Sie weniger interessiert sind. Sie bekommen dadurch die nötige Routine. Nach ein paar Telefongesprächen wird es Ihnen nicht mehr schwer fallen, auch durchs Kabel souverän und sympathisch zu wirken.


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